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Politique de confidentialit

Objectif

Le prsent document constitue la politique Vie Prive mise en uvre par la ELEM sa dans le cadre de ses activits.
La protection de votre vie prive et de vos donnes caractre personnel est d'une importance capitale pour la ELEM SA.
Cette politique Vie Prive est rdige afin de garantir le respect du Rglement europen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif la protection des personnes physiques l'gard du traitement des donnes caractre personnel et la libre circulation de ces donnes, et abrogeant la Directive 95/46/EC (Rglement gnral sur la protection des donnes, ou RGPD).
Cette politique Vie Prive a pour but de vous informer de manire complte sur le sujet et explique comment nous collectons, utilisons et conservons vos donnes caractre personnel.

Quelle est la porte de cette politique ?

Que recouvre le traitement de vos donnes et qui en est responsable ?

Nous recueillons et utilisons uniquement les donnes personnelles qui sont ncessaires dans le cadre de nos activits et qui nous permettent de vous proposer des produits et services de qualit.
La ELEM SA est Responsable du traitement des donnes caractre personnel qu'elle est amene traiter.
Nous sommes en consquence votre partenaire ainsi que celui des autorits de contrle (par exemple l'Autorit de la Protection des Donnes ) pour toute question relative l'utilisation de vos donnes par notre socit.
Pour certains services, nous faisons appel des tiers spcialiss qui, dans certains cas, agissent comme sous-traitants. Ceux-ci doivent alors suivre nos directives et respecter notre politique Vie Prive . Dans d'autres cas, ces tiers sont aussi co-responsables du traitement et doivent de leur ct respecter leurs obligations lgales en la matire.
Nous nous assurons que ces sous-traitants ne reoivent que les donnes strictement ncessaires pour excuter leur partie du contrat.
Nous intervenons aussi en qualit de sous-traitant pour d'autres entits juridiques distinctes de ELEM SA. Dans ce cas, ce sont ces entits qui sont Responsables du traitement des donnes caractre personnel. Nous suivons alors leurs instructions.

Quelles donnes sont couvertes par notre politique?

Les donnes couvertes par la prsente politique sont les donnes caractre personnel des personnes physiques, c'est--dire des donnes qui permettent directement ou indirectement d'identifier une personne.
Dans le cadre de vos relations et interactions avec la socit ELEM SA, nous pouvons tre amens collecter diffrentes donnes caractre personnel telles que :
- des donnes d'identification et de contact (exemples : civilit, nom, adresse, date de naissance, numro de tlphone, adresse mail, adresse IP) ;
- donnes bancaires, financires et transactionnelles (exemples : coordonnes bancaires, numros de compte, donnes relatives aux virements y compris la communication, et, de faon gnrale, toutes donnes enregistres lors de vos transferts bancaires) ;
- donnes relatives vos comportements et habitudes concernant l'utilisation de nos canaux (exemples : nos sites Internet, nos applications pour tablette et smartphone) ;
- donnes relatives vos prfrences et intrts, que vous nous communiquez directement ou indirectement, par exemple via participation nos vnements commerciaux, salons, foires ;
- donnes provenant de vos interactions sur nos pages ddies sur les rseaux sociaux.
Nous ne traitons jamais de donnes relatives vos origines raciales ou ethniques, vos opinions politiques, votre religion, vos convictions philosophiques ou l'appartenance syndicale, vos donnes gntiques, votre vie sexuelle ou orientation sexuelle moins que la lgislation nous l'impose ou que cela rsulte de l'excution que vous faites de nos produits et services (exemple : vous mentionnez ce type d'information).

Principes directeurs pour traiter les donnes caractre personnel

La SA ELEM respectera entre autres les principes suivants lors des traitements de donnes caractre personnel dans le cadre de la gestion et de l'excution de ses engagements :
- Traitement de donnes licite : La SA ELEM traite les donnes caractre personnel d'une manire licite dans le cadre de ses activits ;
- Finalits dtermines et limitation des finalits : La SA ELEM collecte et traite les donnes caractre personnel pour les finalits licites dtermines ci-aprs ;
- Minimisation du traitement des donnes : La SA ELEM limite le traitement des donnes caractre personnel ce qui est ncessaire dans le cadre de ses activits ;
- Exactitude des donnes caractre personnel : La SA ELEM prend toutes les mesures raisonnables pour veiller ce que les donnes caractre personnel soient exactes et qu'elles soient rectifies et/ou effaces sans tarder si elles n'apparaissent plus exactes ;
- Limitation du traitement et de la conservation : La SA ELEM ne traitera et ne conservera pas plus longtemps que ncessaire la ralisation de ses activits les donnes caractre personnel ;
- Mesures de scurit : La SA ELEM prend les mesures techniques et/ou organisationnelles ncessaires et adquates pour la scurit des donnes caractre personnel.

Quand vos donnes caractre personnel sont-elles collectes ?

Les donnes que nous utilisons peuvent tre collectes directement auprs de vous ou obtenues des sources suivantes, dans le but de vrifier ou d'enrichir nos bases de donnes :
- nos entreprises clientes ou nos fournisseurs de services ;
- des sites internet/pages de rseaux sociaux contenant des informations que vous avez rendues publiques (exemple : votre site web ou rseau social) ;
- des bases de donnes rendues publiques par des tiers.
Certaines de vos donnes peuvent galement notamment tre collectes par la SA ELEM :
- quand vous devenez client;
- quand vous vous enregistrez pour utiliser nos services en ligne ( chaque identification ou utilisation) ;
- quand vous remplissez les formulaires et contrats que nous vous soumettons ;
- quand vous utilisez nos services et produits suite la signature d'un contrat ;
- quand vous vous abonnez nos newsletters ;
- quand vous nous contactez par les diffrents canaux mis votre disposition ;
- quand vos donnes sont publies ou transmises par des tiers autoriss ou des fournisseurs professionnels de donnes ;
- quand vous tes films par nos camras de surveillance situes dans et aux abords de nos locaux/immeubles.
Les images sont enregistres uniquement dans le but de prserver la scurit des biens et des personnes ainsi que de prvenir les abus, fraudes et autres infractions envers nos clients et/ou notre personnel (leur prsence est signale par des autocollants munis de nos coordonnes de contact).

Sur quel fondement et pourquoi utilisons-nous vos donnes personnelles ?

Nous traitons vos donnes caractre personnel en vue de diverses finalits. Pour chaque traitement, seules les donnes pertinentes par rapport la finalit poursuivie sont traites.
De manire gnrale, nous utilisons vos donnes caractre personnel :
- dans le cadre de l'excution d'un contrat commercial de vente ou en vue de la ralisation de celui-ci ;
- afin de nous conformer aux dispositions lgales et rglementaires auxquelles nous sommes soumis ;
- pour des raisons qui relvent de l'intrt lgitime de la socit (voyez des illustrations ci-dessous). Lorsque nous effectuons ce type de traitement, nous veillons prserver l'quilibre entre cet intrt lgitime et le respect de votre vie prive ;
- quand nous avons obtenu votre consentement.
Les donnes caractre personnel sont traites par la SA ELEM pour les finalits qui incluent, sans toutefois y tre limites :
- vous fournir des informations relatives nos produits et services ;
- vous assister et rpondre vos demandes ;
- permettre la bonne excution des contrats conclus ;
- assurer la gestion financire et comptable de la SA ELEM ;
- assurer une bonne gestion de la clientle, du matriel et des fournisseurs ;
- effectuer des tudes de march et tablir des profils d'utilisation, raliser des oprations de promotion sur les produits et services, ceux des socits de son groupe et/ou de ses partenaires commerciaux et pour autant que vous y ayez marqu votre consentement;
- raliser une amlioration des produits et services existants (ou en cours de dveloppement) grce des enqutes auprs de clients actuels ou potentiels des statistiques, des tests, des commentaires que vous nous adressez directement ou que vous publiez sur nos sites webs ou ceux de nos partenaires ;
- rpondre aux obligations lgales parmi lesquelles les rponses aux demandes officielles d'autorits publiques ou judiciaires dment autorises ;
- dtecter et prvenir des abus et des fraudes : nous traitons et grons des donnes de contact et de scurit (lecteur de carte, mot de passe) afin de valider, suivre et assurer la scurit des transactions et communications via nos canaux distance ;
- afin d'assurer la fourniture de services et produits en faisant appel des sous-traitants ;
- suivi de nos activits (mesure des ventes, de visites sur notre site internet) ;
- amlioration de la qualit du service individuel nos clients ;
- prospection relative des produits et services de la SA ELEM et partenaires ;
- assurer la scurisation de nos locaux et infrastructures, ainsi que des personnes en ces lieux.

Qui a accs vos donnes et qui sont-elles transfres ?

Seuls les utilisateurs autoriss ont accs vos donnes caractre personnel afin d'accomplir les finalits prcites. Il faut entendre par utilisateur autoris les personnes qui, dans le cadre de l'exercice de leur fonction au sein de la SA ELEM sont autorises, dans le cadre des activits ralises, traiter des donnes caractre personnel sur la base des directives de la SA ELEM .
Afin d'accomplir les finalits prcites, la SA ELEM divulgue vos donnes personnelles /aux :
- un autre professionnel et/ou prestataire de services : transporteurs, assureurs, fournisseurs,..
- des entreprises IT ou des prestataires de services pour des programmes software et le stockage de donnes lectroniques (serveurs, etc.) ;
- des autorits judiciaires, administratives ou des services de police ;
- des autorits de contrle.

Combien de temps conservons-nous vos donnes ?

Nous conservons vos donnes personnelles pour la plus longue des dures ncessaires au respect des dispositions lgales et rglementaires applicables ou une autre dure compte tenu des contraintes oprationnelles telles qu'une bonne tenue de la comptabilit, un management efficace de la relation clients et les rponses aux ventuelles demandes en justice.
Les donnes relatives aux clients sont conserves pendant la dure de vie du contrat et pendant une priode de principe de 5 ans aprs la fin de la relation contractuelle.
Certaines donnes sont archives pour des dures plus longues afin de rpondre nos obligations lgales et des fins de preuve notamment pour sauvegarder vos droits et les droits de notre socit. Ces donnes archives sont uniquement accessibles pour des besoins de preuve en justice, de contrle par une Autorit autorise (par exemple par l'autorit fiscale), pour des raisons de production de document devant les autorits judiciaires, administratives ou des services de police.

Scurit et confidentialit

La SA ELEM s'engage adopter les mesures techniques, physiques et organisationnelles ncessaires et adquates pour protger les donnes caractre personnel contre les accs non autoriss, le traitement illicite et non autoris, la perte ou le dommage accidentel, et la destruction non autorise. Ces mesures sont rgulirement values et si ncessaire actualises en vue de garantir une protection maximale des donnes caractre personnel des personnes concernes.
En cas de violation ou de fuite informatique, comme dcrite ci-dessous, la SA ELEM prend les mesures ncessaires et adquates pour en constater l'tendue et les consquences, y mettre fin le plus vite possible et, le cas chant, limiter son impact pour les personnes concernes.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Droits des personnes concernes

Conformment la rglementation applicable, vous disposez de diffrents droits :
- Le droit de demander l'accs aux donnes caractre personnel (A)
- Le droit la rectification (A)
- Le droit l'effacement des donnes(A)
- Le droit de s'opposer au traitement (B)
- Le droit de retirer son consentement (B)
- Le droit de demander une limitation du traitement (B)
- Le droit la portabilit des donnes (C)

Droit d'accs, de rectification et d'effacement

Toute personne concerne a le droit de faire une demande d'accs. Si une personne concerne exerce ce droit, la SA ELEM est tenue de lui fournir des informations ce sujet, en ce compris :
- de donner une description et une copie des donnes caractre personnel;
- d'informer la personne concerne des raisons pour lesquelles la SA ELEM traite ces donnes.
Si des donnes sont inexactes ou incompltes, la personne concerne peut demander de les rectifier voire les rectifier elle-mme si le systme d'information concern le permet.
Dans certaines circonstances, la personne concerne peut, conformment la rglementation en matire de protection des donnes, demander l'effacement d'une donne caractre personnel la concernant, entre autres si la donne caractre personnel n'est plus ncessaire pour les finalits pour lesquelles elle avait t collecte ou traite. La SA ELEM peut cependant refuser d'effacer ces donnes, par exemple pour l'introduction, la mise en uvre ou la preuve d'un droit en justice.

Droit d'opposition et de limitation au traitement de vos donnes et droit de retirer votre consentement

Vous avez le droit de vous opposer certains traitements de vos donnes caractre personnel que nous souhaiterions effectuer. Vous avez notamment le droit de vous opposer, sans justification, l'utilisation de vos donnes des fins de prospection. Vous pouvez galement demander la limitation du traitement de vos donnes.
Ce droit ne peut cependant s'exercer que dans certaines conditions :
1) votre demande doit tre date et signe ;
2) pour les cas autres que l'opposition des fins de prospection, vous devez avoir des raisons srieuses et lgitimes tenant votre situation particulire pour vous opposer ce que le traitement ait lieu. En cas d'opposition justifie, le traitement en question ne pourra plus porter sur ces donnes.
Par contre, vous ne pouvez pas vous opposer un traitement ncessaire l'excution d'un contrat conclu avec vous ou l'excution des mesures prcontractuelles prises votre demande; ni au respect de toute disposition lgale ou rglementaire laquelle nous sommes soumis.
Si vous avez donn votre consentement au traitement de vos donnes personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement tout moment.

Le droit la portabilit

Lorsque cela est ncessaire et dans la mesure o cela est applicable, la personne concerne peut demander de recevoir certaines donnes caractre personnel qu'elle a fournies la SA ELEM dans le cadre de la gestion et de l'excution de ses activits, et de transfrer ces donnes vers un autre Responsable du traitement. Lorsque cela est techniquement possible, la personne concerne peut demander la SA ELEM de transfrer directement ces donnes vers un autre Responsable du traitement.

A qui vous adresser ?

Si la personne concerne souhaite exercer ses droits relativement ses donnes caractre personnel, elle peut en faire part :
- Au C.P.D (Coordinateur de la Protection des Donnes) :
- par mail : rgpd@elemtechnic.com
- par courrier : ELEM SA l'attention du Coordinateur de la Protection des Donnes (CPD) Route de Goze 81 6110 MONTIGNY-LE-TILLEUL
Dans ce cadre, votre demande doit nous parvenir date et signe, accompagne d'une copie/scan recto de votre carte d'identit.
Conformment la rglementation, vous tes en droit d'introduire une rclamation auprs de l'Autorit de contrle comptente.

Violation de donnes caractre personnel

Mention des violations relatives aux donnes caractre personnel

Les utilisateurs autoriss doivent veiller, dans l'exercice de leur fonction, viter des incidents (volontaires ou non) qui peuvent porter atteinte la vie prive des personnes concernes.
En cas de violation de donnes caractre personnel, des mesures adquates seront prises le plus rapidement possible pour minimiser le risque de dommage pour les personnes concernes ainsi que pour la SA ELEM.
Dans tous les cas, tous les utilisateurs autoriss, ainsi que toutes les autres personnes qui consultent, utilisent ou grent des informations de la SA ELEM doivent signaler immdiatement toute violation de la scurit et les incidents en lien avec la scurit des informations au CPD de sorte qu'une analyse puisse immdiatement tre faite, les mesures ncessaires prises et pour savoir si la violation doit tre signale l'Autorit de Protection des Donnes et/ou aux personnes concernes.
Lorsque le signalement est ralis par courriel, il est important que celui-ci soit envoy au CPD (voir Section 10.2) et qu'il soit expressment indiqu dans l'objet du courriel qu'il s'agit d'un message avec urgence leve propos d'une possible violation en lien avec les donnes caractre personnel.
L'information doit contenir une description complte et dtaille de l'incident, en ce compris l'identit de la personne qui fait le signalement (nom, prnom, adresse, courriel (le cas chant) et numro de tlphone), de quel type d'incident il s'agit, et combien de personnes sont concernes.

Enqute et analyse des risques

En principe, dans un dlai de 72 heures ouvrables aprs que l'incident ou la violation a t constat par la SA ELEM ou signal par un sous-traitant, un utilisateur autoris, un destinataire, une personne concerne ou un tiers, une enqute sera entame par la SA ELEM .
L'enqute indiquera quelle est la nature de l'incident, le type de donnes vises et si spcifiquement des donnes caractre personnel sont impactes (et dans l'affirmative, qui sont les personnes concernes et combien de donnes caractre personnel sont touches). L'enqute dterminera s'il s'agit d'une violation ou non des donnes caractre personnel.
S'il s'agit d'une violation, une analyse des risques sera effectue pour savoir quelles sont (peuvent tre) les consquences possibles de la violation, et en particulier les impacts (possibles) pour les personnes concernes.
La SA ELEM dcidera ensuite, sur la base du caractre de la violation, s'il y a ou non une obligation d'effectuer une notification l'Autorit de Protection des Donnes et/ou la personne concerne.

Documentation des violations

Toutes les violations seront documentes dans un registre. Le registre dtaillera la cause principale de l'incident et les facteurs contributifs, la chronologie des vnements, les actions en rponse, les recommandations et les leons apprises en vue d'identifier les domaines qui ncessitent une amlioration. Les changements recommands apporter aux systmes, et procdures seront documents et mis en place aussi vite que possible.
Dans le cadre de sa mission de surveillance du respect de la rglementation en matire de protection des donnes la SA ELEM examinera galement les suites donnes au traitement de la violation consigne dans le rapport.

Comment prendre connaissance de cette politique et de ses modifications ?

Toutes les violations seront documentes dans un registre. Le registre dtaillera la cause principale de l'incident et les facteurs contributifs, la chronologie des vnements, les actions en rponse, les recommandations et les leons apprises en vue d'identifier les domaines qui ncessitent une amlioration. Les changements recommands apporter aux systmes, et procdures seront documents et mis en place aussi vite que possible.
Dans le cadre de sa mission de surveillance du respect de la rglementation en matire de protection des donnes la SA ELEM examinera galement les suites donnes au traitement de la violation consigne dans le rapport.

Comment prendre connaissance de cette politique et de ses modifications ?

Dans un monde en constante volution technologique, nous actualiserons rgulirement la Politique Vie Prive .
Nous vous invitons prendre connaissance de la dernire version de ce document sur nos sites et nous vous informerons de toute modification substantielle par le biais de nos sites ou par nos modes de communications habituels.

*La prsente Politique Vie Prive est applicable dater du 25 mai 2018.

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